При проверка от Българската агенция по безопасност на храните (БАБХ) не е достатъчно да покажете папка с разработена HACCP система. Инспекторите очакват актуални процедури и достоверни записи, които доказват, че контролът се изпълнява ежедневно.
Точният комплект зависи от вида на обекта, извършваните процеси, храните и установените опасности. Ресторант, хранителен магазин и производствено предприятие няма да поддържат напълно еднакви формуляри. Документацията трябва да отговаря на реалната работа.
Документ, процедура или запис: каква е разликата?
Преди да подредите папките, разграничете основните елементи:
- HACCP планът описва опасностите, контролните мерки, критичните контролни точки, границите, наблюдението и действията при отклонение.
- Процедурите определят как се извършват проследимост, почистване, температурен контрол и други важни дейности.
- Инструкциите дават конкретни указания на служителите за определена задача.
- Дневниците и формулярите осигуряват структурата за документиране.
- Записите са попълнените доказателства, че проверката или действието действително е извършено.
Нормативната рамка включва Закона за храните, Регламент (ЕО) № 178/2002, Регламент (ЕО) № 852/2004 и Регламент (ЕС) № 1169/2011. Официалният контрол обичайно се извършва чрез съответната Областна дирекция по безопасност на храните (ОДБХ).
Кои HACCP документи проверява БАБХ?
Регламент (ЕО) № 852/2004 изисква постоянни процедури, основани на принципите на HACCP. При проверка трябва да разполагате с актуална система за самоконтрол, съобразена с дейността на обекта.
Основният комплект може да включва:
- обхват на системата и определени отговорности;
- описания на продуктите и тяхното предназначение;
- технологични схеми и последователност на процесите;
- анализ на биологичните, химичните, физичните и алергенните опасности;
- определени контролни мерки;
- HACCP план с критични контролни точки, когато са приложими;
- процедури за наблюдение, проверка и коригиращи действия;
- формуляри за необходимите записи.
Схемите трябва да съвпадат с реалното движение на суровини, готови храни, персонал и отпадъци. Универсален шаблон, който описва липсващо оборудване или несъществуващ процес, не доказва работеща система.
Кои HACCP дневници и записи трябва да са налични?
Записите показват как процедурите се прилагат на практика. Според дейността могат да бъдат необходими дневници за:
- температурите на хладилници и фризери;
- термична обработка, охлаждане или поддържане на топла храна;
- приемане на доставки и проверка на транспортните условия;
- срокове на годност и ротация на запасите;
- отделяне и бракуване на негодни продукти;
- наблюдение на критични контролни точки;
- установени отклонения и предприети действия.
Всеки запис трябва да позволява да се разбере какво е проверено, кога, от кого и с какъв резултат. При отклонение трябва да е ясно какво е направено със засегнатата храна и как е възстановен контролът.
Предварително попълнени дневници, еднакви стойности за дълги периоди и липса на записи при очевиден проблем могат да поставят под съмнение достоверността на цялата документация.
Документи за произход и проследимост
Регламент (ЕО) № 178/2002 поставя основните изисквания за проследимостта. Обектът трябва да може да установи от кого е получил храната и, когато е приложимо, на кого я е предоставил.
Поддържайте регистър или актуален списък на одобрените доставчици. Фактури, стокови разписки, партидни номера, етикети и други придружаващи документи трябва да позволяват връзка между конкретния продукт и неговия произход.
Необходима е и процедура за блокиране, изтегляне и уведомяване при опасна храна. При по-сложни дейности може да се поддържат записи от тестово изтегляне, които показват дали системата работи достатъчно бързо.
Почистване, дезинфекция и контрол на вредителите
Планът за почистване и дезинфекция трябва да посочва зоните и оборудването, използваните препарати, методите, честотата и отговорните лица. Към него се поддържат записи за извършените дейности и, когато е предвидено, за проверка на резултата.
Съхранявайте указанията за употреба и приложимите информационни листове на препаратите. На практика те трябва да са правилно обозначени и отделени от храните.
За контрола на вредителите могат да се проверят план на точките за наблюдение, протоколи от посещения, констатации и предприети мерки. Договорът с външна фирма не замества наблюдението в самия обект.
Документация за персонала
Според приложимите изисквания и длъжности трябва да са налични редовни лични здравни книжки. Необходими са и доказателства за първоначално и периодично обучение по хигиена и безопасност на храните.
Инструкциите следва да обхващат работното облекло, миенето на ръцете, поведението при заболяване или нараняване и действията при риск от замърсяване. Инспекторът може да разговаря със служителите, за да установи дали правилата са разбрани и се изпълняват.
Документи за алергени и етикетиране
Регламент (ЕС) № 1169/2011 определя основните правила за информацията за храните. За управление на алергените обектът може да поддържа:
- матрица на алергените в продуктите или ястията;
- актуални рецептури и продуктови спецификации;
- етикети или технически документи на използваните суровини;
- процедура за предотвратяване на кръстосан контакт;
- записи при промяна на рецепта, продукт или доставчик.
Информацията в менюто или върху етикета трябва да съответства на реалните съставки. Замяната на продукт без проверка на новата алергенна информация създава сериозен риск.
Други записи според дейността
В зависимост от обекта могат да бъдат необходими документи за поддръжка и проверка на термометри, контрол на водата, отпадъци, използвани мазнини, бракувани продукти, рекламации и сигнали.
Производствени обекти, кетъринг оператори и доставчици могат да имат допълнителни записи за партиди, транспорт, производствени параметри и обслужване на чувствителни групи. Не копирайте ненужни формуляри. Всеки документ трябва да контролира реален риск или изискване.
Вътрешни проверки и актуализация
Одити и поддържане на HACCP не се правят само преди официална проверка. Поддържайте протоколи от вътрешните проверки, регистър на несъответствията и доказателства за коригиращите действия.
Системата трябва да се преглежда при промяна в менюто, технологията, оборудването, помещенията, доставчиците или нормативните изисквания. Документите трябва да имат ясни версии, дати и одобрение. Старите формуляри следва да бъдат извадени от употреба, за да не се водят паралелни и противоречиви записи.
Как БАБХ проверява дали записите са достоверни
Инспекторът може да сравни записаната температура с моментното показание на уреда, да проследи произхода на избран продукт или да поиска от служител да обясни действията при отклонение.
Проверява се и съответствието между процедурата и условията на място. Ако документът предвижда отделно съхранение, а суровите и готовите храни са поставени заедно, наличието на процедурата не отстранява несъответствието.
Контролен списък с HACCP документи преди проверка от БАБХ
- Проверете дали HACCP системата описва текущата дейност.
- Прегледайте дневниците за пропуски, подписи, дати и необяснени отклонения.
- Не попълвайте липсващи записи със задна дата.
- Подредете документите по процеси и определете кой ги представя.
- Проверете проследимостта на произволно избран продукт.
- Сверете рецептурите, етикетите и информацията за алергените.
- Уверете се, че коригиращите действия имат доказуем резултат.
- Проведете проверка на място, а не само преглед на папките.
Често задавани въпроси
Има ли един задължителен комплект за всички обекти?
Не. Документите и записите се определят според дейността, храните, процесите, рисковете и приложимите изисквания.
Колко време се съхраняват записите?
Срокът трябва да бъде определен според вида на записа, срока на годност на продуктите, нуждите на проследимостта и приложимите нормативни или договорни изисквания. Един срок не е подходящ за всички документи.
Може ли документацията да бъде при външен консултант?
Консултант може да подпомага системата, но необходимите актуални документи и записи трябва да бъдат достъпни в обекта при проверка. Отговорността за безопасността остава на оператора.
Какво да направите, ако липсва запис?
Не създавайте документ със задна дата. Отбележете несъответствието, оценете риска, предприемете коригиращо действие и отстранете причината за пропуска.
Подгответе доказателства за реален контрол
Работещите HACCP системи не се измерват по броя на папките. Те се доказват с актуални процедури, точни записи, обучен персонал и ясни действия при отклонение.
Преди следваща проверка от БАБХ сравнете документацията с реалната работа. Ако откриете шаблонни процедури, липсващи записи или неясни отговорности, направете професионален преглед и актуализирайте системата.