Как се попълва дневник за входящ контрол на приетите храни

При пристигането на доставка отговорният служител не трябва просто да преброи стоката. Той проверява дали храните са доставени при подходящи условия, дали опаковките и етикетите са изрядни и дали продуктите могат безопасно да бъдат приети. Резултатите се записват в дневник за входящ контрол.

Правилно воденият дневник осигурява проследимост и показва, че обектът прилага процедурите от своята система за самоконтрол и HACCP. По-долу ще видите какво се проверява, как се попълват отделните полета и как изглежда примерен запис.

Какво е дневник за входящ контрол на храните

Дневникът за входящ контрол е документ, в който се отразяват проверките при получаване на храни и суровини. Неговата цел е да предотврати приемането на продукти с нарушена опаковка, неподходяща температура, изтекъл срок на годност, липсваща идентификация или друго несъответствие.

Записите подпомагат проследимостта на доставките и доказват, че контролът е извършен реално. Те могат да бъдат преглеждани при вътрешен одит или официална проверка от Българската агенция по безопасност на храните (БАБХ).

Обхватът на дневника трябва да е определен в системата за самоконтрол на конкретния обект. Обичайно се документират доставките на хранителни продукти и суровини, за които са зададени критерии за приемане.

Какво се проверява при приемане на храните

Проверката се извършва при получаването на стоката, преди тя да бъде прибрана в склад, хладилник или фризер. Отговорният служител сравнява доставката с придружаващите документи и проверява:

• Доставчик и документи: доставката трябва да е от одобрен доставчик и да бъде придружена от необходимите търговски и други приложими документи.
• Наименование и количество: получените продукти се сравняват с посочените във фактурата, стоковата разписка или друг придружаващ документ.
• Партида и срок: проверяват се партидният номер, срокът на годност или датата „най-добър до“.
• Температура: при охладени и замразени храни се прави проверка според критериите за конкретния продукт.
• Опаковки и етикети: не трябва да има разкъсване, течове, подуване, замърсяване или липсваща задължителна информация.
• Състояние на храната: следи се за нетипичен цвят, мирис, следи от размразяване, плесен или вредители.
• Транспортно средство: товарната зона трябва да е чиста и да не създава риск от замърсяване.

Температурните критерии не са еднакви за всички продукти. Те се определят според вида на храната, информацията върху етикета, спецификацията на доставчика, процедурите за самоконтрол и приложимите изисквания.

Как се попълва дневник за входящ контрол стъпка по стъпка

1. Запишете датата и часа на доставката

Посочете реалните дата и час на получаване. Данните трябва да се нанесат по време на проверката, а не в края на работния ден или по памет.

2. Посочете доставчика и придружаващия документ

Запишете името на доставчика и номера на фактурата, стоковата разписка или друг документ. Това позволява конкретната доставка да бъде открита при необходимост.

3. Въведете данните за храната

Запишете ясно наименованието, количеството и партидния номер. Когато в една доставка има много артикули, формулярът може да препраща към придружаващ документ, ако това е предвидено в системата за самоконтрол и осигурява достатъчна проследимост.

4. Проверете срока на годност

Отразете срока на годност или датата „най-добър до“, когато формулярът го изисква. Не приемайте продукт с изтекъл срок. Преценете и дали оставащият срок е достатъчен за планираната употреба.

5. Запишете температурата и състоянието

При температурно контролирани храни запишете действително измерената стойност, а не само „отговаря“. Използвайте подходящо и проверено измервателно средство съгласно вътрешната процедура. Отбележете и резултата от проверката на опаковките, етикетите и транспортните условия.

6. Отбележете решението за доставката

Посочете дали доставката е приета, частично приета или отказана. При несъответствие опишете конкретния проблем и предприетото коригиращо действие.

7. Добавете име и подпис

Записът се завършва с името или идентификацията и подписа на служителя, извършил проверката. Отговорното лице трябва да е предварително определено и обучено.

Пример за попълнен дневник за входящ контрол

Следният пример е с измислени данни и показва как информацията може да бъде подредена:

При отклонение записът трябва да бъде също толкова конкретен. Например: „Две опаковки с нарушена цялост; отделени и върнати на доставчика; останалото количество е прието“. Ако цялата доставка е отказана, посочете причината, количеството и начина, по който е върната или изолирана.

Как се действа при установено несъответствие

Храни не трябва да се приемат автоматично, когато температурата не отговаря на определените критерии, срокът е изтекъл, опаковката е нарушена, липсва необходимата информация или има признаци на замърсяване и разваляне.

Продуктите се отделят, отказват, връщат или се обработват по друг начин съгласно вътрешната процедура. В дневника се описват установеното отклонение, засегнатото количество и предприетото действие. При необходимост се уведомяват отговорното лице и доставчикът. Не е достатъчно да се запише само „не отговаря“.

Чести грешки при попълването на дневника

• Записите се правят със закъснение и не доказват реален контрол при приемането.
• Не се посочват партида, срок, температура или номер на документа.
• Навсякъде се отбелязва „отговаря“, без измерване и проверка.
• Несъответствието е записано, но липсва коригиращо действие.
• Записите са нечетливи, неподписани или съдържат празни полета.
• Грешните данни се заличават така, че първоначалният запис не може да бъде проследен.

Организация и съхранение на дневника

Ръководството трябва да определи кои служители извършват входящия контрол, какви критерии прилагат и кого уведомяват при отклонение. Полезно е инструкциите и бланката да са достъпни на мястото за приемане на доставки.

Записите трябва да са последователни, четливи и защитени от загуба или неразрешена промяна. При грешка корекцията се прави по начин, който запазва проследимостта, съгласно приетата процедура. Срокът и начинът на съхранение се определят в системата за самоконтрол и според приложимите изисквания.

Често задавани въпроси

Трябва ли всяка доставка да се вписва?

Следвайте обхвата и честотата, определени в системата за самоконтрол. Те трябва да осигуряват доказуем контрол върху доставките и рисковете за безопасността на храните.

Кой попълва и подписва дневника?

Дневникът се попълва и подписва от определен и обучен служител, който действително е извършил проверката при приемането.

Може ли дневникът да бъде електронен?

Да, ако електронната система осигурява надеждни, достъпни и проследими записи и отговаря на процедурите на обекта и приложимите изисквания.

Колко време се съхраняват записите?

Не следва да се използва един универсален срок за всички обекти. Периодът се определя според системата за самоконтрол, вида и срока на продуктите, нуждите от проследимост и приложимите изисквания.

Изтеглете бланката за дневник за входящ контрол и я адаптирайте към продуктите, контролните показатели и отговорностите във вашия обект.